Sekreter

Sekreter

Sekreterliğin çeşitli şekillerde tanımlandığını görebiliriz. Sekreter; büro işlerinin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticisinin zamanını verimli kılan en yakın yardımcısı ve sırdaşıdır. Sekreter; yöneticisini temsil eden ve onun adına kurum içi ve kurum dışı ilişkilerde bulunan bir büro görevlisidir.

Sekreter; büro yönetimi konusunda bilgili, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan görev ve sorumlulukları uyguladığı gibi kendisine verilen yetki sınırları içerisinde kararlar verebilen, yönetim kadrosu içerisinde yeri bulunan bir büro görevlisidir.

Sekreterlik Çeşitleri

Sekreterliği belirgin iş kollarına göre aşağıdaki şekilde sınıflandırmak mümkündür.

·Yönetici Sekreter ·Ticari Sekreter ·Tıp Sekreteri ·Hukuk Sekreteri ·Finans Sekreteri ·Film Sekreteri ·Basın Sekreteri ·Bürotik Sekreter ·Muhasebe Sekreteri ·Gayri Menkul Sekreteri ·Teknik Sekreteri ·Uluslar Arası Organizasyon Sekreteri

Sekreterin Nitelikleri

Sekreterin niteliklerini üç ana noktada toplayabiliriz. Bunlar: A.Mesleki Nitelikleri B.Dış Görünüşüyle İlgili Nitelikleri C.Davranışsal Yetenekleri

Sekreterin Mesleki Nitelikleri:

1) Türkçe’yi çok iyi konuşup, yazabilmek.

2) Yabancı dil bilmek.

3) Büro otomasyonlarını tanımak ve kullanabilmek.

4) Sağlıklı insan ilişkileri kurabilmek.

5) Yazışma ve raporlama tekniklerini bilmek.

6) Dosyalama tekniklerini bilmek.

7) Hızlı not alabilmek yeteneğine sahip olmak.

8) Büro yönetimi tekniklerini bilmek.

9) Protokol kurallarını bilmek.

*Sekreterin konuşma sanatını iyi bilmesi gerekir. Bunun için şunlara dikkat etmelidir.

·İyi bir dinleyici olmak.

·Konuşurken ve dinlerken söz söyleyenin gözüne bakmak.

·Jest ve mimiklerden yararlanmak fakat aşırıya kaçmamak.

·Yersiz ve gereksiz konuşmalardan kaçınmak.

·Başkalarının konuşmalarını yerli yersiz bölmemek.

·Konuşmalara iyi düşünüp hazırlanmadan katılmamak.

·Dinleyenlere sık sık anlıyor musunuz diye sormamak.

·Ses tonunu etkili kullanmak. ·Yöresel şivelerden kaçınmak

·Konuşmada gerçekçi ve samimi olmak, sahte jestlerden kaçınmak.

·Konuşmanın açık ve net olması.

·Konuşmaya özür dileyerek başlamamak.

·Nezaket dışı konuşmalardan kaçınmak.

·Konuşmacı kendine güven duymalı.

·Mesleği ile ilgili konularda sürekli okumalı.

Bir Sekreterin Sahip Olması Gereken Nitelikleri

1- Anlayışlı olmak

2- Görgülü olmak

3- Bilgili olmak

4- Kibar olmak

5- Zeki olmak

6- İnisiyatif sahibi olmak

7-Ciddi sorumluluk alabilmek

8- Sabırlı olmak

9- Güvenilir olmak

10-Güler yüzlü olmak

11-Güzel ahlaklı olmak

12-Hoşgörülü olmak

13-Sempatik olmak

14-Ağır başlı olmak

15-Yaratıcı olmak

16-Zevk sahibi olmak

17-Zamanı iyi kullanabilmek

18-Sır saklayabilmek

19-Yöneticisini iyi tanımak

20-Düzenli olmak

Zamanı Etkili Kullanma Yolları:

Planlı çalışma

Hızlı okuma tekniği geliştirme

İşleri öncelik sırasına koyma. 

 Ajanda kullanma.

İşe zor olandan başlama

Günün sonunda işleri gözden geçirme.

Bir işi tamamlamadan öbürüne geçmeme

Ertesi günün planını yapma

Kararlı olma

Yöneticiyi Tanımak İçin:

Sabah ofise kaçta gelir kaçta gider?

·Çayı, kahveyi nasıl içer?

·Evinden kahvaltı etmeden çıkar mı?

·Özellikle okumak istediği gazete, dergi var mı?

·Hoşlanmadığı kişiler var mı?

·Üye olduğu dernekler, kulüpler var mı?

·Sevdiği, değer verdiği arkadaşları kimler?

·Nelere kızar?

·Espri yapar mı, şakacı mıdır?

·Hafızası nasıl sık-sık her şeyi hatırlatmak gerekir mi?

·Ne tür müzikten hoşlanır?

·Özel günlere hassasiyeti var mı?

·Ne tür kitapları okumayı sever?

·Sanatla ilgili midir?

·Sporla ilgili midir?

·Giysi ve aksesuarları kendisi mi seçer, yardıma ihtiyacı var mıdır?

Bir Sekreterde Olmaması Gereken Davranışlar:

İş kurallarını, disiplini bozma,

·İş sırlarını başkalarına aktarmak.

·İnsanlara cinsiyeti, kültürü, eğitimi, yaşı vb. özelliklerinden dolayı farklı davranmak.

·Bir işte yöneticisine verdiği sözü tutmamak.

·Temel şirket siyasetiyle ilgili işleri yapmada başarısız olma.

·Başkalarının önünde soğuk kanlılığını kaybetmek.

·İş ortamında dedikodu yapmak.

·İki yüzlülük.

·Sivri dilli olmak.

·Kendini beğenmişlik.

·Kindar ve bencil olmak.

·Kıskanç olmak.

·Sıkıcı olmak.

Sekreterlik Mesleğinde En Sık Rastlanan Hastalıklar:

Göz rahatsızlıkları

Kalp hastalıkları

Ruhsal bozukluk

İsteksizlik

Kolesterol, stres.

Eklem, kas, bel ağrıları.

Aşırı şişmanlık

Aşırı sigara alışkanlığı

Bedensel güçsüzlük

Tansiyon vb.

Sekreterin Yanında Olması Gereken Belgeler:

İmla kılavuzu, Türkçe sözlük, İngilizce sözlük, Vergi rehberi, Türk ticaret kanunu, Belediye kanunu, Telefon rehberi.

PERPA İŞ İLANLARI

PERPA FACEBOOK

PERPA TİCARET MERKEZİ

PERPA İLETİŞİM